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2013年05月22日

中小企業経営に活かすスマートフォン活用術 7

スマートフォン活用はリスクよりもメリットの方が大きい

このように、スマートフォンには、便利さ故のリスクも多く潜んでいますが、ビジネスで活用すれば、売上が増えて、顧客満足度が向上し、業務効率もアップするという、メリットが多くあるツールです。そして、そのツールは、単独で使うのではなく、クラウドと併用することによって、その価値を大きくすることが出来るものでもあります。実際に、当社でもスマートフォンをビジネスで活用する様になってから、従業員の生産性も30パーセント以上向上し、売上も月間200万円増えています。そして、何より大きなメリットは、当社従業員の仕事の質が向上し、お客様の顧客満足度が向上したということです。特に知名度が低く社歴の浅い当社のような中小企業にとっては、お客様の満足度向上は、今後、事業活動を行っていく上で、何事にも代えられない資産となっています。

  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 13:19Comments(0)仕事やチームの生産性向上をしたい

2013年05月21日

中小企業経営に活かすスマートフォン活用術 6

スマートフォンの情報漏洩リスクを回避

当社もスマートフォンを活用している上で、成功しているばかりではありません。ここまで活用出来るまでに、様々な失敗もありました。それは、スマートフォンの紛失による情報漏洩です。当社でも過去、従業員がスマートフォンを紛失するという事故が発生しそうになりました。結果として、そのスマートフォンは情報漏洩することなく、その従業員の自宅で見つかりましたが、情報の宝庫であるスマートフォンは、裏を返せば、情報漏洩してはならない機密データの宝庫であるということです。これを機に、当社でもスマートフォンには、次の3つの対策をしています。

一つ目は、スマートフォンのパスワードロックを必ず掛けるということです。万が一、スマートフォンを紛失して、悪意のある人に拾われても、パスワードロックを掛けていれば、中のデータは見ることが出来ませんし、何度かパスワードの入力に失敗した場合は、スマートフォンのデータを全て自動消去されるようにしています。

二つ目は、スマートフォン上にデータを残さないことです。前でお話しした様なクラウド型で情報を扱う様にし、極力、スマートフォン上にはデータをダウンロードしないようにすることです。万が一、スマートフォンを紛失した場合も、情報があるクラウドサービス側のパスワードを変えてしまえば、新たにクラウド上からデータをダウンロードさせれることもありません。

三つ目は、リモートワイプサービスと言われる、遠隔でスマートフォンのデータ消去を出来るサービスに加入することです。これも、万が一、スマートフォンを紛失しても、遠隔操作で、その紛失したスマートフォンのデータを初期化してしまえば、中身のデータは見ることが出来なくなってしまいます。  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 09:17Comments(0)仕事やチームの生産性向上をしたい

2013年05月19日

中小企業経営に活かすスマートフォン活用術 5

ソーシャルメディアによる集客はスマートフォンを使って空き時間で

ここ最近、TwitterやFacebookなどのソーシャルメディアが注目を集めていますが、当社の様な中小企業でも、日頃のマーケティングや営業活動で、徐々にソーシャルメディア活用の効果が出始めています。しかし、当社も他の中小企業と同じく、ソーシャルメディアを運用する専任のスタッフを雇う余裕などはありませんので、これらは、すべて、私を含めた従業員が、移動中の空き時間を使って、スマートフォンから投稿、更新などの運用をしているのです。

具体的には、スマートフォン用のソーシャルメディア運用アプリであるHootSuiteを使い、複数のソーシャルメディアへの投稿や、閲覧者への返信、定時での自動投稿などの運用を行っています。ソーシャルメディアへの投稿は一回あたり数分で終わりますので、わざわざパソコンの前に座らなくても、空き時間に気軽にソーシャルメディアを使ったマーケティング活動や営業活動が出来るのが、当社にとっては非常に大きなメリットです。しかも、この空き時間にスマートフォンを使ったソーシャルメディア運用をしているだけで、月に2−3件のお問合せを頂くことに成功しています。金額換算にすると月間約200万円の売上アップに繋がっているのです。もちろん、ソーシャルメディアだけでは、受注までは出来ませんが、少なくても、この売上創出をしてくれるきっかけを作ってくれていることは事実ですので、これはスマートフォンが無ければ、成し得なかったことだと思います。
  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 09:18Comments(0)仕事やチームの生産性向上をしたい

2013年05月18日

中小企業経営に活かすスマートフォン活用術 4

スマートフォンで見積り、請求書が1分で作成出来る

外出の多い営業担当者によって、見積書の作成は、会社に戻ってパソコンでエクセルを使って作成することが多いかと思いますが、当社では、これも、スマートフォンがあれば、少ない商品数の見積書などは、1分で発行出来るようになりました。

これは、Zoho Invoiceというクラウドサービスとスマートフォンを組み合わせるのですが、一度、このZoho Invoiceに顧客情報や商品情報を登録すると、スマートフォンのZoho Invoiceアプリを使って、見積書を作成し、しかも、社印まで捺印された見積書がPDFで出力されて、メールに添付されて、しかも、メールの文面も一度、テンプレートを作ってしまうと、顧客名や案件名、金額などの要約をメール本文に追記して、正式なPDFで作成した見積書を添付して、顧客に送ることが出来るのです。

もし、郵送で送りたい場合は、郵送オプションを指定すると、Zoho側で、それを印刷して封筒に入れて、切手を貼って、郵便で顧客先まで発送してくれるということも出来ます。これは、見積書だけでなく、請求書も同じことが出来ます。しかも、作成した見積書、請求書はクラウド上で一元管理されますので、いつ、誰が、いくらで見積書や請求書を提出したか、それが受注されて、入金されたかまで管理出来ますので、内部統制の観点でも非常にメリットがありました。

しかも、このクラウドサービスとスマートフォンの組み合わせによる見積書発行のスピードアップにより、お客様の満足度が向上しただけでなく、この仕組みを導入したいとというお仕事まで多く頂き、当社の売上も上がったというオマケまで付きました。
  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 07:33Comments(0)仕事やチームの生産性向上をしたい

2013年05月17日

中小企業経営に活かすスマートフォン活用術 3

書類もすべてクラウドとスマートフォンで閲覧、作成

Microsoft Officeで作成した書類やPDFなどのファイル類が、スマートフォンであれば、閲覧、更新、作成が出来るので、当社の従業員は、お客様先にいようが、自宅にいようが、パソコンを開くこと無く、そのファイルを確認することが出来ます。これは、メールの添付ファイルだけでなく、パソコン上に保存した自分のファイルもスマートフォンで閲覧、作成を行うことが出来るのです。



これを実現するのが、Dropboxというクラウドサービスです。自分のパソコンの指定したフォルダーのファイルが全てクラウド上にアップロードされて、これをスマートフォンで閲覧することが出来るのです。例えば、外出先で、自分が過去にパソコンで作成した提案書や見積書などを確認したい時は、スマートフォンのDropboxアプリを立ち上げれば、そこからクラウドにアクセスし、そのファイルを全て閲覧することが出来るのです。それ以外にも、このDropboxのファイル共有機能で、他の人にそのファイルが見れる様に出来たり、メールに添付出来ない大きなサイズのファイルなどは、このファイル共有機能で送ることが出来ます。



さらに、このDropboxと連携するGoodReaderというアプリをスマートフォンにインストールすると、様々なファイル形式のファイルを閲覧したり、圧縮ファイルを解凍したりすることなども出来ます。ファイルを編集したい場合は、このMicrosoft Officeに対応したスマートフォン用の編集アプリもありますので、それを使うことにより、簡易的な編集であれば、ほとんどスマートフォンで出来てしまうのです。



当社の場合、これらのアプリとクラウドサービスを組み合わせることにより、顧客訪問の際に、すぐに確認したい資料や、お客様に見て頂きたい資料がある場合も、すぐに対応出来ますし、PCプロジェクターがあれば、スマートフォンを繋げて、その場でプレゼンテーションを行うなど、営業活動の効率化に役立っています。  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 08:03Comments(0)仕事やチームの生産性向上をしたい

2013年05月16日

中小企業経営に活かすスマートフォン活用術 2

スマートフォンはクラウドで効果倍増

ビジネスでスマートフォンを利用する場合、スマートフォン単体やアプリだけでは、出来ることも効果も限られています。スマートフォンを活用する時に無くてはならないものが、「クラウド」なのです。クラウド上にデータを置いて、スマートフォンだけではなく、パソコンやタブレット端末など、複数の端末で同じデータを閲覧、変更出来るクラウドは、スマートフォンと非常に相性がいいのです。



スマートフォン活用の第一歩は電子メール


この一例として、電子メールが挙げられます。メールには、二種類のシステム形態があり、一つは、POPと言われるメールをダウンロードする形態のもの。もう一つが、IMAPと言われる、受信、送信、フォルダー、ゴミ箱を全てクラウドにあるサーバー上に置く形態のものです。このIMAP方式は、全ての情報がクラウド上にあるので、スマートフォンで送受信したメールやフォルダーに仕分けしたメールも、パソコンやタブレット端末からも見ることが出来ます。つまり、従来のPOP型のように、パソコンで送受信したメールは、送受信したパソコンでしか見ることが出来ないという不便さが解消されているのです。


当社は元々、GoogleAppsというIMAPのメールサービスを使っていましたので、さらにメールをスマートフォンで使う様になってから、仕事でも効果が出始めました。例えば、数年前にお客様にパソコンからメールでお送りした提案書などを、今すぐ、確認したい場合も、スマートフォンを取り出してメールを検索すれば、クラウド上に蓄積されている膨大な数のメールから、そのメールを見つけ出して表示されます。スマートフォンは、記憶出来る容量も限られていますので、実際のデータはクラウド上にあり、メールを呼び出すことと、それを表示することだけにしているのです。こうすることによって、営業担当者であれば、顧客から数年前のやり取りについて問合せを受けても、すぐに対応し、必要であれば、スマートフォンを使って、その場で返信をメールで送ることが出来るのです。実際に、当社では、お客様や取引先、従業員同士のメールであっても、いつでも、どこでも、どんな時でもスマートフォンで送受信が出来るため、コミュニケーションの速度が上がり、仕事自体のスピードアップにも大きく貢献しています。  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 08:11Comments(0)仕事やチームの生産性向上をしたい

2013年05月15日

中小企業経営に活かすスマートフォン活用術 1

スマートフォンがビジネスの現場で多く活用される様になり、私たちのワークスタイルも大きく変貌を遂げようとしています。また、スマートフォンを活用することによって、日常業務の効率が向上するだけでなく、顧客満足度や売上が増えるなど、効果が売上金額として現れてきています。

今回は、手前味噌ながら、当社のスマートフォンでの失敗や、活用術や効果などをご紹介させて頂き、読者の皆様のご参考にして頂ければと思います。

当社は、2010年設立のクラウドコンピューティング専門のコンサルティング会社で、従業員は9名、昨年度の売上は1億2千万円の、どこにでもある中小企業です。当初、スマートフォンは会社としては支給しておらず、従業員が個人的に購入し、仕事やプライベートで活用するといった程度でした。しかしながら、当社が専門とするクラウドやソーシャルメディアと非常に相性が良いこともあり、ちょうど4年前に、社員がiPhoneに変えた場合に限り、今までの業務利用の通話料金に加えて、パケット通信料をすべて会社で負担することに決定しました。その際に、Android OSスマートフォン利用も考えたのですが、iPhoneの様に審査済みの公式アプリだけなく、それ以外の審査がされていないアプリもインストール出来てしまうため、悪意のあるアプリによる情報漏洩リスクを考え、iPhoneのみと限定しました。  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 23:01Comments(0)仕事やチームの生産性向上をしたい

2012年04月20日

東日本大震災に学ぶ、中小企業のIT災害対策 その11

中小企業こそ、BCPアライアンスで災害対策

BCPアライアンスという言葉は、ほとんどの皆さんはお聞きになられたことが無いかと思います。

これは、当社が独自に提唱しているBCPの手法でして、主要な営業エリアの異なる同じ様な規模、業種の会社同士がアライアンスを組み、共同でBCPを策定するというものです。

中小企業の場合、単独でITを含めたBCPを策定しようとすると、どうしても過大な投資になってしまいます。

アウトソーシングプロバイダーなどを利用することも一つの方法ですが、多くのアウトソーシングプロバイダーの料金体系というのは、大企業を中心に設定されているため、中小企業にとっては、なかなか検討を具体的に出来る金額ではありません。

ですので、同じ様な課題を持っている中小企業同士が、万が一の大災害などの有事の際に備えて、ITシステムの相互遠隔バックアップや従業員などのマンパワーの支援、合同BCP訓練などをすることで、大幅なコスト削減になるだけでなく、有事の際に心強いパートナーを得ることが出来る様になるのです。

BCPアライアンスを組む際に、下記のようなことを気を付ける必要があります。

・営業地域が全くことなる会社を選ぶこと
・信頼出来る経営者の会社を選ぶこと
・同じ様なITシステムを所有している会社を選ぶこと

特に、最後の「同じ様なITシステムを所有している会社を選ぶこと」というのは、災害対策に向けた相互遠隔バックアップを行う際に、一方はメインフレーム、もう一方はWindowsシステムをメインに使っている場合ですと、この遠隔相互バックアップが構築し難い場合もあります。

こういったBCPアライアンスを結びつけるコーディネイト、契約締結サポート、遠隔相互バックアップ構築などを当社でも行っていますが、いざアライアンスを組む会社が見つかっても、お互いの権利を守ろうとして話が一向に進まないケースが多く見受けられます。

その為にも、両社にとって中立的な立場になってくれる当社の様な第三者を仲介役にして、BCPアライアンスの締結から、その後の災害対策システムの構築、サポートまでを一貫して進められる会社を探すことも重要となります。

  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 17:18Comments(0)災害対策・BCP

2012年04月19日

東日本大震災に学ぶ、中小企業のIT災害対策 その10

IT BCPの最終目標

中小企業のBCPについて、これまで重要なポイントをお話ししてきましたが、最終的にどこまでBCPを突き詰めて行けば良いかというと、それは、いつでも、どこでも、どんな時でもITシステムを利用出来るというのが、最後のゴールになります。

いつでも、どこでも、どんな時でもITシステムを利用出来る様にするということは、ほんの数年前までは、非常に多額の投資が必要になることであり、これが現実的に出来る企業というのは、大企業でもほんの数社でした。

しかしながら、現在では、細かい制約などはあるもの、中小企業でも安価なコストで実現出来る様になっています。

それは、クラウドサービスを利用するということです。

多くのクラウドサービスは、堅牢なデータセンター内で運営されており、バックアップや多重化の仕組みも出来上がっています。

また、クラウドサービス事業者によっては、データセンター自体が海外にある場合も多いので、そのクラウドサービスを利用するということは、自然災害リスクの高い日本以外の土地に、重要なデータやソフトウェアを退避していることになるのです。

もし、万が一、日本全体が壊滅的な自然災害やテロ、戦争などの被害にあったとしても、最悪はオフィスを海外に移して、ITで出来る業務はそのまま継続的に使えることが出来ます。

そして、通常の災害対策の様にシステムを二重、三重に所有すること無く、有事に使うシステムを平時から使う、つまり、万が一の際の保険として投資をしているコストを削減することが出来るのです。

ただ、現在、ITシステムを所有している企業などは、すぐにクラウドサービスに移行することが出来る訳ではありません。

次は、IT BCPを低コストで実現する為に、当社が独自に提唱している新しいBCPの形をお話ししたいと思います。



  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 18:07Comments(0)災害対策・BCP

2012年04月17日

東日本大震災に学ぶ、中小企業のIT災害対策 その9

無料で今すぐ出来る中小企業のBCP

 最後にデータ消失を避ける為に、従業員10人前後の中小企業で多いITシステム形態である、会社の業務システムは、グループェア(メール、スケジュール、情報共有など)と財務会計システムしかないという前提で、致命的な損害であるデータ消失を無料のクラウドサービスを使って、回避する方法を一例として示したいと思います。


1.グループウェア(メール、スケジュール、情報共有)の準備
マイクロソフト社のOutlookを使っている場合、各従業員のメールやスケジュールなどのデータは、各PCのpstファイルにすべてデータが記録されています。このファイルの保存場所を、Windowsであれば「マイ ドキュメント」に保存場所を変更します。

2.財務会計システムの準備
財務会計システムで使っているPCのデータファイルの保存場所を、こちらも同様にWindowsであれば「マイ ドキュメント」に保存場所を変更します。ファイルの種類は財務会計ソフトの種類によって違いますので、ソフトの説明書で確認して下さい。

3.自動バックアップソフトのインストール
DropBox(www.dropbox.com)というクラウドサービスがあります。容量2GBまでは無料で使うことが出来ますので、従業員毎にアカウントを作成し、PCにソフトウェアをインストールします。最初の同期の際は、数時間、時間がかかりますが、それ以降、ファイルが更新される度に、リアルタイムでクラウド上に「マイドキュメント」フォルダ内のデータのバックアップがコピーされます。

 PCレベルのシステムしかない企業であれば、これだけでデータのバックアップがクラウド上に作成され、万が一、オフィスが壊滅的な被害にあっても、新しいPCを用意して、DropBoxのソフトウェアをインストール、アカウントを入力するだけで、新しいPCに「マイドキュメント」内のデータが全てクラウド上のバックアップから復元されます。

 新しいPCにした際に、PCにインストールされていたOutlookや財務会計ソフトを再度、インストールする必要はありますが、この方法をやっておけば、ほぼリアルタイムで自動バックアップが出来ますので、被災した場合だけでなく、PCの買替え、在宅勤務・テレワークなどにも活用出来ます。

 これは難しい作業ではありませんが、確実に実施したい、その後の全体的なサポートなどを受けたい場合は、当社の様な専門企業に支援依頼をすることも出来ます。

 ITのBCPは決して、後ろ向きな物ではなく、創意工夫で、このように前向きな投資へと変えることが出来ます。今回の東日本大震災の教訓として学んだこと、つまり企業経営で最悪な事態である「データ消失」を回避する為にも、このような簡単な方法、無料で出来る方法から、今すぐ実践して頂き、企業経営のリスクを一つ一つ確実に回避して頂くことを願っております。

<次回に続く>  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 07:08Comments(0)災害対策・BCP

2012年04月16日

東日本大震災に学ぶ、中小企業のIT災害対策 その8

コストは年間売上の0.5パーセントが上限

 3つのBCPの方法を説明して来ましたが、BCPというのはあくまで保険であり、平時はコスト以外、何も生み出すことは出来ません。多くの中小企業によっては、このBCPのコストというのは、経営に重くのし掛ってきます。

当社のBCPコンサルティングでも、このBCPに掛けられるコストは、ITシステム以外のBCPまでを含めても、企業の年間売上額の0.5パーセント程度ということが現状です。

特に利益率が低い業種の場合は、この0.5パーセントが企業経営を逼迫させる要因にもなってしまいます。

もちろん、その投資を怠り、被災時に事業継続を出来ないばかりか、データ消失に至って企業存亡が危ぶまれる事態になってしまっては、本末転倒になってしまいますが、中小企業にとっては、BCPは保険でなく、既存の業務でITを活用して、コストを削減したり、効率化したりという観点、すなわち「BCPになるITシステムを平時から使う」ということが、ポイントになるかと思います。


  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 07:10Comments(0)災害対策・BCP

2012年04月15日

東日本大震災に学ぶ、中小企業のIT災害対策 その7

東京の自然災害のリスクはサンフランシスコの4.2倍

 現在、資料4のように、今後、広域的な連動型大地震が発生する確率が高いと言われており、日本の大部分の場所は、資料5のように地勢的なリスクが高い状況です。また、地震だけでなく、台風などの自然災害を含めると、資料6の通り、日本の東京・横浜、名古屋、大阪などの大都市は世界的にも、非常に地勢的なリスクが高く、東京・横浜においては、第2位のサンフランシスコと比較しても13倍のリスクがあります。

 私たちは、日本という地震をはじめとした自然災害が発生しやすい地域で、ビジネスをしていることを考えると、企業存続に関わる様な大切なデータは、日本国外に置いておき、それをインターネットを介して利用するということが、根本的なリスク回避方法かもしれません。

 大企業では、企業で使われているITシステムをクラウド化するというのは、今までのITシステムが複雑、かつ膨大なこともあり、非常に大変なことでありますが、ITシステムが比較的シンプルで小規模な中小企業にとっては、クラウドへの移行は容易であると同時に、コスト削減になる場合もあります。

 実際に、従業員人数100人の中小企業が、グループウェアを自社構築運用型から、クラウドサービスへ移行した場合、資料7のように、年間1440万円のコスト削減になる当社の試算結果も出ています。また、直接的な被害が無かったとしても、クラウドサービスに移行することによって、有事の際は、在宅勤務・テレワークに、そのITシステムを活用出来るなど、BCP以外のメリットも見いだすことが出来ます。


  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 07:02Comments(0)災害対策・BCP

2012年04月14日

東日本大震災に学ぶ、中小企業のIT災害対策 その6

2.クラウドを利用したデータのバックアップ

 前出のバックアップ媒体を輸送するというのは、今すぐ出来るという点では即効性がありますが、輸送コスト、保管コスト、管理コストなどを長期的に考えると決して安価な方法ではなく、また、バックアップ媒体の紛失などセキュリティ面では、最良の方法ではありません。
 
 次に解説する方法は、通信回線経由で、バックアップデータを遠隔地に転送する方法となります。

 もし、遠隔地に別の事業所があるような会社は、そこにバックアップ用のサーバー、ストレージ、あるいはPCを置き、それを通信回線で接続、バックアップ元とバックアップ先にそれぞれ、バックアップ用のソフトウェアを導入し、自動でバックアップを行う設定を行えば、あとは自動で決まった間隔でバックアップを取り続けてくれます。

 この方法の利点は、長期のランニングコストは安いですが、このバックアップシステムを作るのに、ある程度、専門的な知識や運用をしてくれる人員が必要ということになります。

 また、現在ではクラウドコンピューティングと言われる、インターネットを介したITシステムを気軽に使える様になって来ましたので、これらのサービスを活用することも可能です。バックアップ元のITシステムは、インターネットを介して、クラウドサービス事業者が提供するバックアップ用のシステムに接続し、データが流れる仕組みとなっています。

 基本的にバックアップ用のシステムは、クラウドサービス事業者が提供、運用しますので、利用者側の人的負担が少ないという利点があります。料金は無料のものから、月額数百万円と多岐に渡ります。料金が高くなればなるほど、バックアップデータの転送速度が速かったり、バックアップの頻度がリアルタイムに近くなったり、セキュリティ面でも堅牢なサービスとなる傾向があります。

 自社のシステムの重要度や万が一、情報漏洩が発生した場合の企業リスクに照らし合わせて、予算の中で適切なクラウドサービスを選択して頂ければと思います。

<次回に続く>  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 07:14Comments(0)災害対策・BCP

2012年04月13日

東日本大震災に学ぶ、中小企業のIT災害対策 その5

中小企業の現実的なBCP施策

 では、その最悪の事態であるデータ消失を避ける為に、今すぐ出来るBCPの3つの方法を解説して行きます。

1.データバックアップの遠隔地保管
 前出の戸籍住民基本台帳システムのデータ消失の事例でもありましたが、たとえデータのバックアップを取っていても、そのバックアップデータが同一地域内にあれば、そのバックアップデータも失いかねない結果となり、BCPの意味をなさないケースも出て来ます。
 
 では、どれぐらい離れた場所にバックアップデータを保管すればよいかということは、その地勢的なリスクなどによって大きく変わりますので、今回、詳細には言及しませんが、可能な限り遠くに、地勢的なリスクが異なる場所に置くというのが鉄則になります。

 例えば、大切なデータがあるITシステムが海に近いところにあれば、バックアップデータは、標高の高い場所にある倉庫や事業所、データセンター、東北地方にデータがあるのであれば、バックアップデータは沖縄に保管するという具合です。

 具体的なバックアップデータの移送方法ですが、ITシステムのバックアップデータを記録したテープ、ディスクなどの媒体を、セキュリティを確保した輸送経路で送るというのが、原始的ではありますが、今すぐ出来る現実的な選択肢となります。また、復旧時間がかかったり、人海戦術になっても構わないというのであれば、帳票などの紙媒体を全てスキャナーなどで読み取ってデジタル化したものを送ったり、輸送・保管費用はかかりますすが、紙媒体そのものを遠隔地に送ってしまうというのも、一つの方法です。

 次は、データのバックアップを取る頻度ですが、これもそのITシステムが担っている業務によって、変わりますので、ここでは、どこの会社にもある財務会計システムを例に、その頻度を解説して行きたいと思います。

 財務会計システムは、中小企業にとっては、その会社の税金や仕入れの支払いだけでなく、取引先からの入金、売上、取引先情報など、日々の企業活動が記録されているITシステムでもあります。

 欲を言えば、1処理毎にバックアップを取るのが望ましいのですが、データのバックアップをテープ、光ディスクなどの媒体で取る場合、この方法は不可能ですので、現実的には、一日の業務終了後の夜間に他のITシステムからのバッチ処理(データの一括反映処理)のようなものがある場合は、業務開始直前と業務終了後の一日二回、バッチ処理がないシステムであれば、業務終了後の一日一回のバックアップを取得するのが現実的で最善の方法かと思います。

 データのバックアツプをテープや光ディスク媒体で取る場合、一点だけ注意ですが、この媒体は、読み取り時にエラーになることがあり、最悪の場合、折角、バックアップを取っておいても、有事の際に使えない場合が、多少なりともありますので、 必ず正副2つのバックアップを取る様にして下さい。そして、遠隔地に送る際も、正副の媒体を違う輸送手段で別々に送る様にすれば、輸送事故が発生した際のリスク回避にもなります。

<次回に続く>



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Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 07:00Comments(0)災害対策・BCP

2012年04月12日

東日本大震災に学ぶ、中小企業のIT災害対策 その4

業務復旧に役立ったデータのありかは?

 このお客様は、データ消失という最悪の被害を受けてしまい、昨年は会社の運転資金も枯渇、事業の再開の目処も経たず、決算も出来ないなどの苦難に立ち向かっていますが、が、意外なところでITが役立つこともありました。
 
 従業員の携帯電話にある取引先の連絡先情報を入れたり、また、一部の社員が、業務を効率化する為の、個人所有のPCに仕事で必要なデータを入れたり、仕事のメールを使える様にしていました。通常であれば、企業の情報管理の観点からは、咎められる様なことをしていたということになりますが、全ての情報を失ってしまったその会社にとっては、携帯電話や個人所有のPCに入っていた取引先の連絡先や業務関連情報は、バックアップデータの代わりとなり、会社の業務復旧に大きく役立つ結果となりました。


中小企業のBCPで一番大切なのは?


 つまり、これらの事例が示す東日本大震災の教訓、すなわち、多くの中小企業にとって必要なのは、被災しても業務を継続することではなく、データ消失という最悪の事態を回避する為のBCPであるということが分かりました。

 もちろん、中小企業でも、金融関連取引や、グローバルに事業を展開している企業は、たとえ大規模災害が発生したとしても、業務を継続出来るITシステムが必要になります。しかしながら、大部分の中小企業は、地域に根ざしたビジネスを行っており、大災害が発生した際には、どんなに素晴らしいBCPを策定出来たとしても、従業員が出社することが出来なかったり、仕事よりも家族の安否確認や安全確保を優先することが第一であり、業務どころではないのです。

 つまり、中小企業にとっては、業務を継続することよりも、有事の際に企業存続に必要な情報を死守するということのほうが、優先すべき必須の課題であり、BCPに多くの投資をすることが難しい中小企業にとって、現実的な施策になります。

<次回に続く>

  

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2012年04月11日

東日本大震災に学ぶ、中小企業のIT災害対策 その3

データ消失で運転資金が枯渇

 この様に地方自治体のシステムも被害を受けましたが、あまり報道はされていませんが、被災地の中小企業でも、データが消失するという致命的な被害が多く発生しています。被災後、当社にご連絡を頂きましたお客様の事例を元に、被害状況とその対応についてお話ししたいと思います。

宮城県・不動産業A社・従業員7名
ITの被害状況
・津波の被害により、全社員のPCが紛失、破損
・PCはメーカーからの無償提供、修理が出来たが、データは復旧できず
・PCにインストールされた会計、給与、物件顧客管理ソフトのデータ消失
・週に一度のバックアップを取得しているメディアも紛失
・帳票原本も無いため、再入力での復旧も不可
・残っていたデータは携帯電話のアドレス帳とダウンロード前の未読メール

 このお客様は、幸いにも社員全員、怪我も無く、難を逃れることが出来ましたが、店舗兼事務所が津波の被害を受け、すべてのITシステム、帳票など紙媒体の情報を失ってしまいました。

 ITベンダーの支援により、事務所内に設置していた会計、給与、物件管理のITシステムは、無償で同一ハードウェア、ソフトウェアの提供され、元通りになりましたが、肝心のデータを消失してしまっており、さらには万が一に備えて取っておいたバックアップも無い為、東日本大震災前の情報を全て失う結果となりました。

 このお客様がデータ消失により、一番、困ったのは、顧客や取引先への請求金額のデータが無い為に、請求業務が出来なくなってしまい、結果、入金もなくなり、会社の資金が枯渇してしまったことでした。たとえ、大規模災害が発生し、企業活動が出来ないような事態になっても、従業員の給与などの固定費や、ローンやリースの支払いなどは発生し続けることになります。行政や金融機関の支援などがあっても、それが実際に行われるのは、被災してから数ヶ月先になりますので、それまで耐えるだけの資金力が無ければ、倒産、廃業という企業存続の危機に瀕してしまうことになってしまうのです。

<次回に続く>



  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 07:06Comments(0)災害対策・BCP

2012年04月10日

東日本大震災に学ぶ、中小企業のIT災害対策 その2

大企業は無傷、中小企業は壊滅的な被害、その理由は?

 日経コンピューターによる東日本大震災ITシステムの被害状況の調査記事(資料3)によると、そのほとんどは、地震による通信回線の断絶、停電によるITシステムへの電力供給のストップ、地震・津波によるPC、ATMなどの端末などの流出・破損被害によるものでした。その影響で地震発生から数日間は、ITシステムが機能不全に陥りましたが、主要な部分は、津波による被災地域外にある堅牢なデータセンター内にある為、数日のうちに、大部分は復旧し、致命的な被害はほとんどありませんでした。


 ITシステムは、全体を司るホストコンピューターと言われるものさえ無事であれば、もっと正確に言うと、ホストコンピューター内のデータさえ無事であれば、通信回線や電力供給がストップしても、ホストコンピューターのデータ格納機器以外のハードウェアやそれに繋がる端末が破壊されようとも、短期間で修復が可能なレベルの被害しか受けることはありません。それは、ITシステムにとって一番重要なのは、「データ」だからです。そのデータさえ無事であれば、多少、他の問題があっても、致命的な被害には及ぶことはありません。データ以外の、ハードウェア、ソフトウェア、ネットワークなどの大部分は、時間とお金さえあれば、何とか元に戻すことは出来るからなのです。

 しかし、時間とお金があっても、元に戻らないもの、それがデータなのです。江戸時代の商家では、火事になると、品物よりも真っ先に大福帳と呼ばれる売掛金や得意先が書かれた帳簿を持ち出し、井戸に投げ込んで、火事が収まったたら、それを引き上げ、それを元に商売を再開しました。現代の企業も同じ様に、物やお金以上に、大福帳にあたるビジネスデータが重要なのです。

 データが消えてしまうと、バックアップデータや、それの大元になっている帳票などがなければ、どんなに費用や時間、労力をかけても絶対に戻ることはありません。つまり、データ消失は、ITシステムにとっては、最悪の事態であり、企業からすると致命的な損失となるのです。

 今回の東日本大震災では、この致命的なデータ消失を起こしてしまう事態が自治体で発生しました。岩手県陸前高田市、岩手県大槌町、宮城県南三陸町、宮城県女川町の自治体で、計約3万8600件の戸籍、住民基本台帳のデータが、津波によって、ITシステムをそっくり流されたり、水没したりして、データ復旧が不可能な事態になりました。

 戸籍、住民基本台帳システムは、行政サービスを行う上で基本となる重要なITシステムですので、データのバックアップは取得をしていましたが、それを保管していた近隣の法務局まで津波の被害を受けてバックアップデータを失い、東京にある法務省に保管してあるバックアップデータから復旧する事態となりました。しかしながら、法務省にあったデータは、被災する直近でのデータではなく、2011年1月下旬までのものだけでした。その結果、データが無くなってしまった1月下旬から3月11日までのデータについては、復元できず、その間の戸籍情報は空白になってしまっているのです。

<次回に続く>


  

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2012年04月09日

東日本大震災に学ぶ、中小企業のIT災害対策 その1

 2011年3月11日、東日本大震災の発生によって、多くの尊い人命や財産が失われました。被災した中小企業経営者にとっても、経営資源である「人」「物」「金」の大部分失うケースも多く見受けられ、事業が停止しただけではなく、存亡の危機に瀕している企業も多くあります。特に、中小企業といえども、ITシステムによって行われている業務が増えていることもあり、ITはBCPの中でも重要な位置を占める様になっています。本記事では、ITシステムのBCP、すなわちIT BCP(この後はIT BCPをBCPと記述します)について、震災の教訓をどのように活かし、中小企業が今すぐ無料できる致命的な損害に及ばないようにする為のBCP施策を解説致します。


BCPに対する経営者の本音は?

 帝国データバンクが東日本大震災後の2011年6月27日に発表した「BCPについての企業の意識調査」(資料1)によれば、BCPを策定している企業は全体で7.8パーセント、そのうち大企業では21.5パーセントでしたが、中小企業においては、6.5パーセントという3倍以上の開きがありました。


 同調査の「BCP未策定の理由」(資料2)によると、BCPを策定しない理由としては、「ノウハウがない」「自社には不要」「人手が足りない」ということが挙げられています。確かにこれらの理由は、一つの要因かもしれませんが、コンサルタントなどの外部リソースの活用などで解決出来る問題でもあります。


 当社が今までBCPコンサルティング業務の過程で、中小企業経営者から率直な本音をヒアリングした経験から、中小企業がBCP未策定の理由の根本的な理由は、次の3点が挙げられます。

 一つは、BPCは策定しなくても、日常の業務には全く差し支えの無い物であるという点にあります。つまり、BCPは最悪の事態が発生した際の保険に過ぎないという認識を多くの経営者が持っています。多くの経営者は目前に迫った経営課題や問題を取り組むことに集中し過ぎて、BCPについては、頭の片隅にはあるもの、自社だけは大丈夫だろうという、根拠の無い理由を付け、後回しにしてしまい、結果、全く着手していないとうことになってしまっているのです。

 二つ目は、BCPをどの程度まで、どれぐらいの費用をかけて行うべきか、全く見当がつかないという理由です。BCPというのは、完璧に行おうとすると、ITシステムの災害対策だけでも、現在のIT関連費用の2倍以上の膨れ上がる恐れがあります。しかし、それだけの投資金額が、回避出来るリスクと照らし合わせた際に、妥当な投資金額なのかどうかの判断がつかないことが、経営者の意識決定を先延ばしにしている要因になっています。

 三つ目は、経営者の危機管理の欠如です。日本に住んでいると、やもえないことなのですが、戦争、内乱、テロなどもなく、政情不安定な国や地域が陸続きで隣接していない日本は、東日本大震災が発生するまでは、局地的な地震や自然災害はあったものの、第二次世界大戦以降、自分の目の前で、破壊的な大災害を経験していなかった為、危機感を高めるようなことを目のあたりにすることがありませんでした。しかし、今回の東日本大震災では、各個人が携帯電話などで撮影した生々しい地震、津波の被害をインターネットのメディアなどで、繰り返し繰り返し目にすることにより、危機管理を真剣に考える機会になって行きました。

 そして、今回の東日本大震災では、経営者の危機管理意識は大きく高まって来ています。まず最初に、東日本大震災によって、中小企業の企業のITシステムはどのような被害を受けたのかを検証してみたいと思います。

<次回に続く>  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 02:50Comments(0)災害対策・BCP

2012年01月21日

2/22 助成金とクラウドで実現する在宅勤務 ナイトセミナー


「中小企業が在宅勤務・テレワーク導入で獲得出来る新たな人材と助成金、それを実現する労務管理とクラウドサービス勉強会」

中小企業にとって、在宅勤務・テレワークの導入は、災害時の業務継続計画やコスト削減だけでなく、今まで採用することが出来なかった新たな人材の獲得、また、それによって助成金まで得られることが出来るなど、大きなメリットがあります。

今回は、中小企業が在宅勤務・テレワークを実現するための労務管理上のポイントと、新たな人材の採用と助成金制度の活用方法、そして、今すぐ無料で導入できる在宅勤務・テレワークを実現する中小企業向けクラウドサービスのご紹介、東日本大震災発生時の活用事例を紹介させて頂きます。

社会保険労務士、クラウドコンピューティング専門ITコンサルタント、クラウドサービスをグローバルに展開するZoho。ベンチャー・中小規模法人を専門とする3社が共催し、労務実務からIT活用までを、中小企業の実情に即した内容で、今すぐ実践出来て、役に立つ情報を、参加者の皆様と共有したいと思います。

なお、このセミナーに参加された方への電話、訪問での営業行為は、参加者の方が希望された場合以外は、一切、行ないませんので、お気軽にご参加ください。


お申し込みはこちらから

<主催>
おかもと社会保険労務士事務所
ゾーホージャパン株式会社
日本クラウドコンピューティング株式会社 (五十音順)

【開催概要】
■ 日時 2012年2月22日(水)18:30-20:55 (18:15開場)

■ 会場 文京シビックセンター 3階 会議室2

 東京都文京区春日1-16-31
 東京メトロ 後楽園駅 徒歩1分
 都営地下鉄 春日駅 徒歩1分
 JR水道橋駅から徒歩9分

■ 受講料 無料

■ 対象 経営者、IT・情報システム、人事総務部門責任者の方々
(対象以外の方もお申込み頂けますが、対象者の方々に特化した内容となっておりますので、ご了承下さい)



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18:30-19:15
【講演テーマー】
『在宅勤務を実現するITシステム導入ポイントとベンチャー・中小規模法人のIT経営の推進』

【講師】
日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 新井 直之

【講師経歴】
大手システムインテグレーターで、大手通信会社 基幹系システム営業を経験後、米国IT関連企業の日本法人に入社。

十数年に渡り、現在のクラウドコンピューティングの先駆けとなるインターネット関連大規模システムのアカウントマネジメント業務に従事特定のIT関連ベンダーの代理店にもパートナーにもならない中立的な立場を貫く、日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長に就任。

経営者向けの講演会、新聞・雑誌・Webメディアを通じて、中小企業がITを活用する方法について分かりやすく伝えている。著書に『中小企業のためのクラウド活用の手引き』中小企業経営研究会編。

【講演概要】
ベンチャー・中小規模法人が在宅勤務・テレワークを実現、成功させるポイントを解説し、さらに、災害対策、知的生産性の向上、セキュリティの向上へと波及させ、導入効果を最大限に高める方法を解説いたします。

また、在宅勤務を実現する為の社内プロジェクトを推進する方法から、クラウドサービス選定のポイント、セキュリティや情報漏洩へのリスクマネジメント方法、IT経営推進に至る方法を解説いたします。


19:20-20:05
【講演テーマー】
『在宅勤務・テレワーク導入における労務管理のポイントと助成金活用術』

【講師】
おかもと社会保険労務士事務所 代表 岡本 道大

【講師経歴】
特定社会保険労務士。
大手ガラスメーカーにて、営業、総務、人事の各部署を経験。採用・社員教育・人事労務管理等に携わり、人事マンとして幅広い経験を積む。

2008年9月に東京都渋谷区におかもと社会保険労務士事務所を開設。人事マンおよび社会保険労務士としての知識・経験を活かして、助成金獲得支援サービスや人事労務コンサルティングなどを通じてベンチャー・中小企業の支援をおこなっている。

【講演概要】
在宅勤務・テレワーク導入において、社内ルール作りや労働時間管理は特にネックとなりやすい重要ポイントです。適切な労務管理は、在宅勤務・テレワークの成果をより高めるためにも、また労使トラブル防止の面からも必須条件です。労務管理の専門家である社会保険労務士が、在宅勤務・テレワークにおける労務管理上の留意点と対策を解説いたします。

また、中小企業にとって、使いやすく、かつ返済不要の雇用助成金はメリットがある有益なものです。その助成金制度を在宅勤務において上手に活用するためのポイントについても分かりやすく解説いたします。


20:10-20:55
【講演テーマー】
『在宅勤務をオンラインコミュニケーション、オンラインワークで支援するクラウドサービス Zohoのご紹介(デモ)』

【講師】
ゾーホージャパン株式会社 Zoho事業 部長 中沢 仁

【講師経歴】
北米を中心に世界中で利用ユーザーが急増しているZoho.comサービスの日本法人、ゾーホージャパン株式会社 Zoho事業部長

【講演概要】
アメリカのベンチャー企業や中小企業を対象に、27ものクラウドサービスを提供するZohoシリーズの全体像をご紹介します。
また、3月11日の東日本大震災後、実際にゾーホージャパンがZohoサービスや様々なオンラインサービスを活用して実施した在宅勤務の実例をご紹介します。
SkypeやTwitter、ウェブメールといったオンライン上のコミュニケーションのみならず、Zoho CRM(顧客管理・案件管理)やZoho Creator(データベースアプリ)、Zoho Invoice(見積り請求書発行サービス)といった日常的な業務をオンラインサービスZohoを利用してどのように実施したのか、デモと事例を交えながら解りやすくご説明します。


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Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 23:39

2011年11月21日

中小企業IT経営推進コンサルティングについて

中小企業にとっての永遠の経営課題と言われる「人材」「営業」「資金調達」

これらの経営課題について、お悩みの経営者の方が多いかと思います。そして、これらの課題は、発展しようとしている企業にとっては、永遠の課題とも言われています。

この永遠の課題と言われているもののうち、「人材」「営業」については、現在では、「クラウドコンピューティング」「ソーシャルメディア」の登場にとって、経営資源が限られている中小企業でも、安価に効率的に解決出来るようになってきました。

最近の調査レポートでは、米国の中小規模法人の6割が、ソーシャルメディアであるfacebookをマーケティング、営業の手段として活用しています。また、日本においても、いち早くソーシャルメディアに取り組んだ企業が、早々に結果を出し始めています。

クラウドについても、顧客管理や営業支援、メール、顧客、従業員同士の情報共有の手段や、在宅勤務・テレワーク、災害対策などを実現する方法として、導入効果を出している企業が多く見受けられます。

しかし、このような新しいソーシャルメディア、クラウドコンピューティングを活用して中小企業が結果を出すことは、 容易ではありません。なぜならば、ITにかけられる資金や人材などが限られている中小企業はその会社の状況などに合わせてた方法でないと、結果が出るまで に、多くの時間やコストが掛かってしまうからなのです。


また、企業のIT経営で大切なのは、クラウド、ソーシャルだけではありません。

財務会計のような企業の基幹となっているシステムや、メール、スケジュールなどのグループウェア、情報共有の為のファイルサーバー、自社ホームページ、受発注システム、電話、ファックスまで、様々なものが企業内では使われています。

それらを全体的に考え、実務、事務を効率化して、さらにお客様や従業員に喜ばれるIT経営を推進するお手伝いをするのが、当社の中小企業IT経営コンサルティングです。

本気でIT経営を推進したいとお考えの経営者の方は、是非、当社にご依頼下さい。当社も本気で貴社のIT経営の推進をバックアップして行きます。

お問い合わせ、ご依頼は、こちらの当社Webサイトお問い合わせフォームよりお願いします。  

Posted by 日本クラウドコンピューティング株式会社 代表取締役社長 清水 圭一 at 08:06Comments(0)クラウドコンピューティング全般